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Charte
CHARTE DE L’AGERIUL
TABLE DES MATIÈRES
CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
CHAPITRE 2 : LES INSTANCES DE L’ASSOCIATION
SECTION 1 : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
SECTION 2 : LE CONSEIL EXÉCUTIF
SECTION 3 : LES COMITÉS
CHAPITRE 3 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES
CHAPITRE 4 : LES ÉLECTIONS
CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES
CHARTE (STATUTS ET RÈGLEMENTS) DE L’ASSOCIATION GÉNÉRALE DES ÉTUDIANTS ET ÉTUDIANTES EN RELATIONS INDUSTRIELLES DE L’UNIVERSITÉ LAVAL
(A.G.É.R.I.U.L)
Préambule
Ce document se veut l’instrument d’expression des objectifs, volontés, structures, fonctionnement, statuts et règlements de l’Association Générale des Étudiants et Étudiantes en Relations Industrielles de l’Université Laval. (AGÉRIUL)
De plus, cette charte constitue un outil de référence régissant toute interprétation ou mise en application d’une décision ou d’un comportement de l’Association, d’une de ses composantes ou de ses officiers. Elle est enfin un guide d’orientation politique et sociale de ladite Association.
Il est à noter que l’usage exclusif du masculin n’a pour but que d’alléger le texte.
CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 : Membres
Sont membres de l’association, les étudiants du premier cycle inscrits au baccalauréat spécialisé ou à la majeure en relations industrielles et qui ont payé leur cotisation étudiante. Ces étudiants sont regroupés en un organisme appelé «l’Association Générale des Étudiants et Étudiantes en Relations Industrielles de l’Université Laval» (AGÉRIUL), ci-après appelée l’Association.
Tout membre a droit d’assister et de prendre parole aux séances d’une instance de l’Association, excepté si, pour une raison valable et sérieuse, un huis clos a été décidé par l’instance en question. Cela n’enlève rien le droit du membre de prendre connaissance des décisions prises lors du huis clos et du procès verbal de la séance.
Tout membre doit respecter les présents statuts et règlements et les diverses décisions prises par les instances de l’Association, sauf si ces derniers vont à l’encontre des statuts et règlements, de décisions d’instances supérieures ou de la raison.
Article 2 : Siège social
Le siège social de l’Association doit se trouver sur le site de l’Université Laval.
Article 3 : Représentativité
L’AGÉRIUL est le seul organisme représentatif des étudiants du premier cycle en relations industrielles de l’Université Laval.
Article 4 : Objectifs
Dans le cadre de ses objectifs, l’AGERIUL doit :
a) Veiller au respect des droits des membres de l’association, et ce tant au plan individuel qu’au plan collectif, dans leurs rapports avec le corps professoral, avec les différentes structures administratives et tout autre organisme universitaire;
b) Défendre et promouvoir les droits et les intérêts des étudiants du programme en les représentant selon les besoins à l’intérieur ou à l’extérieur de la cité universitaire;
c) Mobiliser les membres pour une plus grande participation à tous les aspects de la vie étudiante;
d) Tout autre objectif poursuivant les intérêts du membre.
CHAPITRE 2 : LES INSTANCES DE L’ASSOCIATION
Article 5 : Structure de l’Assemblée
L’association comprend les instances suivantes.
1. l’Assemblée générale
2. le conseil exécutif
3. les comités
SECTION 1 : L’assemblée générale
Article 6 : Composition et tenue de l’Assemblée
L’assemblée générale est composée de l’ensemble des membres de l’Association. L’assemblée générale se tient au minimum une fois par session. Celle de l’automne étant l’assemblée générale annuelle statutaire.
Article 7 : Pouvoirs et tâches de l’assemblée
a) L’assemblée générale est l’instance suprême de l’Association;
b) Elle peut voter toutes les résolutions inhérentes au bon fonctionnement de l’Association et amender la présente charte;
c) Elle approuve ou amende le budget préparé par le conseil exécutif;
d) Elle peut relever un individu de ses fonctions.
Article 8 : Convocation
a) Le comité exécutif peut convoquer une assemblée générale et doit s’assurer que le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour soient rendus public;
b) L’avis de convocation doit parvenir aux membres au moins 5 jours fermes avant la tenue, et doit être, au minimum, affiché à l’intérieur et sur le mur extérieur du local ouvert aux membres. À moins de circonstances extraordinaires, l’assemblée devra être annoncée dans le « grief»;
c) Sur réception d’une requête signée par 20 membres de l’Association, le comité exécutif doit convoquer une assemblée générale dans les 7 jours suivants la réception de la requête. Cette dernière doit spécifier les points désirés à l’ordre du jour.
Article 9 : Quorum
Le quorum de l’assemblée générale est de 20 membres.
Article 10 : Ouverture et présidium de l’assemblée
Il appartient au président de l’Association d’ouvrir la séance de l’assemblée générale à l’heure fixée, et de procéder à l’élection d’un président d’assemblée et d’un secrétaire d’assemblée pour cette séance. Toute personne peut être élue présidente ou secrétaire d’assemblée. À moins de décision contraire de l’assemblée, le secrétaire de l’Association est le secrétaire de l’assemblée. Il en est de même pour le président de l’assemblée.
La première tâche du président d’assemblée est de vérifier le quorum et la légitimité de la convocation, puis de faire la lecture de l’ordre du jour.
Le président d’assemblée dirige les débats, voit au respect des procédures établies, appelle les votes et les candidatures.
Article 11 : Ordre du jour
Tout membre peut proposer l’ajout et/ou le retrait d’un ou de plusieurs points à l’ordre du jour. Ensuite, l’ordre du jour est adopté et devra être respecté comme tel, à moins d’une décision autre de l’assemblée, en cours d’assemblée, par un vote aux deux tiers (2/3) des membres présents.
Dans le cas de non-adoption de l’ordre du jour, la réunion est annulée.
Article 12 : Droit de parole et de vote
Seuls les membres de l’Association ont droit de parole, de proposition et de vote dans les assemblées générales. Les votes par procuration ne sont pas valides. Les observateurs ont le droit de parole si l’assemblée le leur consent et doivent s’identifier. Le président d’assemblée ne vote pas. Cependant, lors de vote secret, il vote comme tout autre membre. Le droit de vote du président d’assemblée est subordonné à son statut de membre en règle de l’association. Lors de l’égalité des voix d’un vote non-secret, le président pourra utiliser un vote prépondérant.
Toute personne désireuse d’intervenir au cours de l’assemblée doit demander la parole au président d’assemblée et s’abstenir de parler avant d’avoir reçu l’autorisation de ce dernier. De plus, toute personne intervenante doit s’en tenir à l’ordre du jour et à la question à l’étude.
Article 13 : Propositions
Toute propositions dûment appuyée et lue devant l’assemblée générale devient propriété de celle-ci. Cependant, sur la permission unanime de celle-ci, les parrains pourront retirer leur proposition. Si le retrait est refusé, le vote se prend sur la proposition malgré la dissidence des parrains.
Article 14 : Interruption du droit de parole
Personne ne peut interrompre un membre qui a le droit de parole, sauf pour soulever un point d’ordre ou une question de privilège. Dans ce cas, l’orateur doit cesser de parler et celui qui s’est objecté à la procédure doit expliquer sont point au président d’assemblée, qui décide de la recevabilité de celui-ci. Si la décision du président d’assemblée est favorable au point d’ordre ou à la question de privilège, l’orateur devra cesser de parler ou devra corriger son discours. Dans le cas de la non-recevabilité de l’interruption, l’orateur poursuit son discours.
Article 15 : Exercice du vote
Tout vote se fait à main levée et à majorité simple, à moins de dispositions contraires prévues aux présents statuts et règlements ou à moins que l’assemblée n’en décide autrement.
Article 16 : Amendements
On peut faire un amendement à une proposition tant qu’elle n’est pas adoptée, à condition qu’on ne sorte pas du sujet traité dans la proposition.
Dès qu’un amendement est proposé et appuyé, on discute sur l’amendement avant de poursuivre les droits de parole sur la proposition. De nouveaux droits de parole sont alors accordés pour discuter de l’amendement.
Article 17 : Décompte des voix
Lors des décomptes, le président d’assemblée juge de visu le résultat du vote. Il proclame alors le résultat «adopté» ou «rejeté» à la majorité. Toutefois, s’il ne peut juger de visu, il devra faire le décompte numérique et l’inscrire comme tel au procès verbal. Un membre peut aussi demander qu’il y ait un décompte numérique lors d’un vote.
Article 18 : Procédures d’assemblée
À moins de dispositions prévues aux présents statuts et règlements, les procédures d’assemblées non spécifiées dans les articles précédents, se déroulent selon la procédure des assemblées délibérantes de Victor Morin.
Article 19 : Assemblée générale spéciale
Le conseil exécutif peut convoquer une Assemblée générale spéciale. La convocation doit se faire au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue de l’Assemblée par affichage et par distribution de l’ordre du jour ne comportant qu’une seule question à l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de la tenue de l’assemblée. De plus, une tournée des classes devra être effectuée d’urgence afin de s’assurer du droit à l’information des membres. Une AG spéciale peut aussi être convoquée suite à la réception d’une pétition comportant 25 noms de membres de l’association.
SECTION 2 : Le conseil exécutif
Article 20 : Composition
Le conseil exécutif, ci-après appelé conseil, est composé des officiers (membres de l’exécutif) suivants :
1. Président
2. Vice-président aux affaires corporatives
3. Vice-président aux affaires externes
4. Vice-président aux affaires pédagogiques
5. Vice-président aux affaires socioculturelles et sportives
6. Vice-président aux communications
7. Vice-président aux finances
8. Vice-président aux projets étudiants
9. Représentant de première année
Article 21 : Mode d’élection et entrée en fonction des officiers
Les membres du conseil sont élus selon les procédures prévues au chapitre 4 : élections. Les nouveaux élus entrent en fonction au cours du mois de mars de chaque année, selon la date déterminée par l’exécutif sortant pour le transfert des pouvoirs.
Article 22 : Convocation
Une réunion du conseil exécutif est généralement convoquée par le président. Cependant, en cas de nécessité, d’urgence ou de circonstance exceptionnelle, tout membre dudit conseil est habilité à le faire et ce dans n’importe quel délai.
Article 23 : Réunions
Le conseil exécutif doit se réunir au moins une fois toutes les semaines durant les périodes régulières de cours. (automne et hiver)
Tout membre de l’association ou toute autre personne mandatée par un organisme dont l’association est membre peut, suite à une demande formulée en ce sens, assister au conseil exécutif
Le conseil exécutif peut décréter le huis-clos à la demande de la majorité simple des membres présents et celui-ci est applicable à un point spécifique de l’ordre du jour.
Article 24 : Quorum et vote : Pour toute réunion du conseil exécutif, le quorum est constitué de la majorité des officiers en fonction.
Article 25 : Intérim
Dans le cas d’une démission ou d’une vacance au sein des officiers, le conseil exécutif verra à remplacer la personne démissionnaire ou le poste vacant, en attente d’une élection partielle ou générale. Voir en supplément l’article 65.
Article 26 : Pouvoirs et tâches
a) Le conseil exécutif est habilité à prendre toute les décisions concernant la gérance de l\'Association, la coordination et la supervision de toute les activités de celle-ci entre les assemblées générales, sans toutefois outrepasser les mandats qui lui ont été confiés en Assemblée générale ou les présents statuts et règlements;
b) Le conseil est habilité à exiger un compte-rendu oral ou écrit de la part des comités, sur leurs opérations, finances, ou toute autre facette. Dans le cas où un comité ne se soumet pas à ce devoir, le conseil peut décider d’imposer des sanctions au comité en faute;
c) Il voit à défendre les intérêts de tout membre qui se sent lésé dans ses droits;
d) Il est responsable devant, et doit rendre compte de ses activités à l’Assemblée générale;
e) À la fin de son mandat, chaque officier aura à fournir une assistance technique durant le premier mois du mandat des officiers du conseil exécutif nouvellement élus.
f) Il entérine les nominations proposées par le vice-président aux affaires pédagogiques concernant les membres de l’Association qui siégeront au comité de programme du département, en compagnie du vice-président aux affaires pédagogiques qui siège d’office.
g) Il nomme les membres de l’Association qui feront partie, avec le vice-président aux affaires externes, des délégations qui serviront à représenter l’Association à l’extérieur de celle-ci.
h) Il entérine les nominations proposés pour tout autre poste n’exigeant pas une élection au sens de la charte.
Article 27: Tâches du président
a) Il est le porte-parole officiel de l’Association;
b) Il voit à l’exécution des décisions et s’occupe activement de la mise en application des résolutions de l’Assemblée Générale
c) Il coordonne et supervise le travail du conseil exécutif ;
d) Il voit à ce que chacun des membres du conseil exécutif remplisse avec soin les devoirs de sa charge.
e) Il préside les réunions du conseil et les AG si tel est le souhait des membres présents;
f) Il est habilité à gérer les conflits qui subviennent à l’intérieur de l’Association;
g) Il signe les chèques et tous les documents officiels de l’association;
h) Il est cosignataire de tous les comptes reliés au conseil exécutif;
i) Voit à la présence d’un représentant des étudiants en relations industrielles sur tous les comités pertinents ne relevant pas d’un autre officier. (FIE, AESS, etc.)
j) Il doit rédiger un rapport de mandat et le remettre à la fin de celui-ci.
Article 28 : Tâches du vice-président aux affaires pédagogiques
a) Il coordonne les activités de la division étudiante du comité des programmes de premier cycle et voit à la diffusion des résultats liés à ce comité;
b) Il siège au comité de programme et voit à la nomination des autres étudiants à ce comité;
c) Il s’assure de la tenue des évaluations de l’enseignement;
d) Il reçoit et fait suite aux plaintes concernant les activités pédagogiques;
e) Il représente l’Association au point de vue pédagogique vis-à-vis tout organisme externe à l’Association;
f) Il devra siéger sur le comité des bourses du département;
g) Il sera la personne ressource lors des élections départementales.
h) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 29 : Tâches du vice-président aux projets étudiants
a) Il veille à l’analyse et au développement des projets étudiants
b) Il voit à l’innovation dans les activités entreprises par l’association y incluant les améliorations à apporter au conciliateur.
c) Il siège, dans la mesure du possible, aux différentes réunions internes et externes.
d) Il veille aux activités en collaboration avec le département;
e) Il coordonne le travail des coordonnateurs des différents comités et fait le lien entre ces derniers et le conseil exécutif;
f) Il assure le suivi hebdomadaire des sous-comités à l’AGÉRIUL;
g) Il voit à ce que les coordonnateurs des différents comités de l’Association présentent des prévisions budgétaires au conseil exécutif.
h) Il voit à ce que les comités déposent leurs rapports écrits et leurs états financiers à la fin de leurs mandats.
i) Il est responsable de s’assurer que les comptes ont été transférés aux nouveaux responsables de comité.
j) Il est responsable de la constitution du comité du prix Gérard-Dion remis lors du Spaghet-Ri show.
k) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 30 : Tâches du vice-président aux affaires externes
a) Il est en charge de représenter l’Association auprès de la CADEUL
b) Il est le lien entre la CADEUL et les étudiants de relations industrielles, en ce sens, il doit s’assurer que les étudiants comprennent le rôle de notre confédération d’association;
c) Il est en charge des relations entre l’Association et tout autre organisme à caractère externe, incluant les autres associations départementales;
d) Il s’assure de la bonne représentativité des étudiants en relations industrielles sur la scène politique de l’Université Laval;
e) Il est responsable de l’information reliée à ce secteur;
f) Il siège au comité facultaire;
g) Il peut nommer un autre membre de l’association sur les comités externes autre que le comité facultaire et le caucus des associations.
h) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat;
Article 31 : Tâches du vice-président aux communications
a) Il s’occupe de la diffusion de l’information;
b) Il est responsable de la publication du journal « LE GRIEF » avec l’aide d’un rédacteur en chef s’il ne désire pas accomplir cette tâche;
c) Il travaille en étroite collaboration avec les autres officiers afin d’assurer une cohérence entre les informations transmises et les activités organisées;
d) Il peut créer par nomination un comité du journal;
e) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
f) Il s’occupe des relations avec le webmestre externe ou interne mais peut aussi désigner un responsable.
Article 32 : Tâches du vice-président aux finances
a) Il tient à jour les livres comptables de l’Association et l’inventaire des biens et meubles de l’Association;
b) Il signe les chèques et/ou documents qui lui sont pertinents conjointement avec le président ou une autre personne mandatée de l’Association;
c) Il présente à la fin de son mandat le bilan et les états financiers de l’Association au conseil exécutif et à l’assemblée générale;
d) Il fait les prévisions budgétaires conjointement avec son successeur à la fin de son mandat;
e) Il s’assure de la bonne gestion financière et comptable de l’Association, ainsi que de la saine utilisation et gestion des fonds, des deniers et des cotisations des comités et de l’association, en collaboration avec le ou les officiers et/ou coordonnatrice appropriés.
f) Il s’assure de la perception de toute somme dû à l’association
g) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
h) Il est cosignataire de tous les comptes reliés au conseil exécutif
Article 33 : Tâches du vice-président aux affaires corporatives
a) Il s’occupe, d’une façon générale, de la correspondance de l’Association;
b) Il classe et garde les documents de l’Association;
c) Il convoque les AG et les réunions du conseil exécutif à la demande du président;
d) Il rédige, fait et signe, conjointement avec le président, les procès verbaux des réunions du conseil exécutif de façon à ce qu’il y ait un suivi des diverses décisions prises par les instances.
e) Il doit s’assurer de la production en bonne et due forme du procès-verbal des assemblées générales;
f) Il doit rencontrer les personnes nécessaires afin de discuter, négocier et établir les termes de toute entente contractuelle (Commanditaires, ententes pour les partys…)
g) Il est responsable de l’élaboration du bottin téléphonique des R.I.
h) Il est responsable des élections;
i) Il est responsable de l’achat du matériel de l’association
j) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 34 : Tâches du vice-président aux affaires socioculturelles et sportives :
a) Il est responsable d’émettre un calendrier des activités de l’association et des sous-comités.
b) Il doit organiser des activités favorisant la participation du plus grand nombre d’étudiants du programme ;
c) Il voit à la promotion de ses activités en étroite collaboration avec le V-P aux communication et les représentants de classe;
d) Il doit siéger au Conseil de la vie étudiante (CVE) de la CADEUL;
e) Il doit superviser les équipes sportives en place dans les différentes ligues de l’université et veiller à leur stabilité.
f) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 35 : Tâches du représentant de première année :
a) Il est responsable de faire le lien entre les nouveaux étudiants et les autres étudiant du programme par le biais de messages et d’activités diverses;
b) Il voit à ce que les étudiants de première année comprennent le rôle de l’association;
c) Il fait la promotion des activités de l’association auprès des étudiants de première année;
d) Il voit à l’innovation dans les activités entreprises par l’association, en collaboration avec le V-P aux projets étudiants, y incluant les améliorations à apporter au conciliateur;
e) Il voit à la propreté du conciliateur en collaboration avec tous les membres de l’association et plus particulièrement les membres du conseil exécutif;
f) Il analyse de façon critique les structures et comportements de l’association afin d’apporter une vision nouvelle et fraîche au sein de l’exécutif.
g) Il peut, en tout temps, porter support à un officier qui en fait la demande;
h) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
SECTION 3 : Les comités
Article 36 : Création
La création d’un comité permanent doit être approuvé par l’assemblée générale.
Article 37 : L’AGERIUL est responsable des comités suivants :
a) Comité de l’initiation
b) Comité du CERI (Concours d’Excellence)
c) Comité du Colloque
d) Comité du Bal
e) Comité du Spaghet-RI show
f) Comité du GRIEF
Article 38 : Obligations
Chaque comité de l’association doit produire et remettre, au conseil exécutif, un rapport financier et un rapport de ses activités, au plus tard un mois après la fin de son mandat ou de la réalisation de ses activités.
Article 39 : Mode d’élection
Les coordonnateurs des comités sont élus selon les procédures électorales prévues au chapitre 4 : élections. De manière générale, lorsqu’un nouveau coordonnateur est élu et que son prédécesseur a terminé ses activités annuelles, il entre en fonction immédiatement après son élection. Dans tous les cas les moments d’entrée en fonction suivants doivent être respectés :
Initiation : au plus tard le 1er novembre
Colloque : au plus tard le 1er avril
CERI : un mois après le CERI
Bal : au plus tard le 1er avril
Ainsi, les coordonnateurs sortants doivent avoir terminé leurs rapports annuels d’activités et transférés leurs dossiers et informations sur les comptes à leurs successeurs à ces moments.
Article 40 : Rôles et tâches des coordonnateurs des comités et services
a) Ils voient à la formation de leur comité et en coordonnent les activités;
b) Ils doivent rendre compte du fonctionnement de l’administration et de leurs activités aux diverses instances de l’Association;
c) Ils représentent chacun leur comité au sein des instances de l’organisation;
d) Ils sont responsables de tenir et garder les minutes (procès-verbaux et registres) et de pouvoir les fournir sur demande.
e) Ils sont les premiers responsables de la saine utilisation et comptabilité des fonds de leur comité;
f) Ils doivent obligatoirement, signer tous les effets de commerce (contrats, chèques, …) conjointement et uniquement avec le trésorier de leur comité, à moins d’un avis contraire du conseil exécutif;
g) Ils doivent, au début de leur mandat, signer, conjointement avec leur trésorier, la déclaration de renonciation des droits sur les comptes bancaires.
Article 41 : Comités non-permanents
L’Association peut-être appelée à créer un comité dont le mandat ou l’existence a une durée limitée. L’assemblée générale, le comité de coordination ainsi que le conseil exécutif peuvent créer ces comités. Ces comités seront assujettis aux présents statuts et règlements lorsque ces derniers sont applicables, à tout autre règlement fait par ces instances qui peut s’appliquer, ainsi qu’à toute disposition stipulée par l’instance qui a créé le comité en question.
Article 42 : Régie des comités
Les comités doivent respecter les résolutions les affectant qui sont adoptées par les diverses instances de l’Association.
Les comités peuvent décider d’adopter diverses règles et procédures régissant le fonctionnement interne de leur comité, pourvu que celles-ci ne contreviennent pas aux résolutions adoptées des instances et des statuts et règlements de l’Association. Si cette situation se présentait, ces règles et procédures seraient déclarées nulles.
Article 43 : Dissolution
Un comité permanent peut être dissout, à condition qu’un vote au deux tiers (2/3) en assemblée générale soit en cette faveur. Les possessions du comité dissout retournent aux fonds généraux de l’association gérés par l’exécutif.
CHAPITRE 3 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 44 : Exercice financier
L’exercice financier de l’AGÉRIUL débute le 1er juin et se termine le 31 mai de chaque année.
Article 45 : Vérificateurs
À la demande de l’assemblée générale, du comité de coordination ou du conseil exécutif, l’assemblée générale de la session d’automne peut nommer deux (2) vérificateurs. Si ces deux personnes sont effectivement nommées, elles sont chargées de vérifier les comptes de l’AGÉRIUL et de vérifier le bilan et les états financiers de l’exercice au cours duquel elles sont nommées. Elles sont responsables et révocables en tout temps devant l’assemblée générale.
Article 46 : Budget annuel
Les répartitions à chaque année des revenus de cotisations et les prévisions budgétaires sont préparées par le vice-président aux finances et le conseil exécutif. Le tout est présenté à l’assemblée générale annuelle (automne) pour fin d’entérinement. Au cours de l’année, si cela est jugé nécessaire, les répartitions pourront être modifiées par le conseil exécutif. L’assemblée générale qui suit la modification devra être avisée et prendre acte des changements.
Article 47 : Cotisations
Les cotisations sont perçues à la source, à même les frais de scolarité par l’Université Laval, selon la formule des cotisations automatiques et obligatoires à chaque session d’automne et d’hiver.
Tout membre peut retirer sa cotisation, perdant ainsi son statut de membre. Pour ce faire, il doit adresser une demande écrite en ce sens au conseil exécutif, et ce, avant le vingt-et-unième (21) jour suivant le début officiel des cours pour chaque session.
Le montant des cotisations est fixé par résolution de l’assemblée générale.
Article 48 : Effets bancaires et transactions financières
Toutes les transactions financières ou effets bancaires, contrats ou document engageant financièrement l’Association, sont signée par le vice-président aux finances et le président. Si le conseil exécutif et le président l’autorisent, la signature du v-p aux affaires corporatives peut remplacer, lorsque nécessaire, la signature du président.
Article 49 : Rémunération et frais de fonction
Les officiers et les coordonnateurs n’ont droit à aucune rémunération pour l’exercice de leurs fonctions. Cependant, ils ont droit à l’indemnisation et au remboursement, par l’Association, des frais et dépenses qu’ils font au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre eux, à raison d’actes, de choses ou faits accomplis ou permis par eux dans l’exercice et pour l’exécution de leurs fonctions; et aussi de tous autre frais et dépenses qu’ils font au cours ou à l’occasion des affaires relevant de leurs charges, excepté résultant de leur faute lourde, à condition que ces frais, dépenses, actions, ou actes, etc. aient été préalablement approuvés par le vice-président aux finances ou le président.
CHAPITRE 4 : LES ÉLECTIONS
Article 50 : Proposition d’élection annuelle
Des élections sont proposées par le conseil exécutif lors du mois de janvier par le biais d’une résolution adoptée en ce sens. Cette dernière doit préciser les jours de mises en candidatures, de campagne électorale et de vote, conformément au présent chapitre et articles, et ce, pour les deux élections. Ces dates seront reprises par le comité d’élection et l’avis électoral. Le comité électoral verra à préciser les heures. La proposition d’élection sera officielle le jour où l’avis d’élection sera publié pour chaque élection
Article 51 : Avis d’élections
Toute élection générale est ordonnée par un avis d’élection dûment écrit, diffusé et affiché par le conseil exécutif et ce, au moins huit (7) jours fermes avant la tenue de l’élection (scrutin). Cet avis doit indiquer :
- L’ouverture et la fermeture de la période de mises en candidatures;
- Heures, dates et lieux du scrutin;
- Les postes à combler;
- Comment et où se procurer les règlements sur les élections et les formulaires de mise en candidature;
- Les noms et les numéros de téléphone du président d’élection
- Les dates de la campagne électorale;
- La date de publication de l’avis faisant acte du déclenchement des élections.
Le contenu de l’avis d’élections est le même pour les deux élections, excepté pour l’élection des coordonnateurs, dont l’avis doit avoir été publié au moins six (6) jours avant la tenue de l’élection (scrutin).
Article 52 : Périodes de l’élection
Pour l’élection des officiers :
La période de mise en candidature se tient sur au moins sept (6) jours fermes. La campagne électorale se tient sur une période d’au minimum trois (3) jours de classes, peut chevaucher la période des mises en candidatures et se termine à midi le jour de la première journée du scrutin. Le vote se déroule sur un minimum de trois (3) jours consécutifs ouvrables, à raison d’au moins une (1) heure par jour, le midi. (Objectif : permettre la tenue d’une assemblée générale où les candidats se présentent (période de campagne avant midi) et où les gens votent par la suite (après midi, période de scrutin)
Pour l’élection des coordonnateurs des sous-comités :
La période de mise en candidature se tient sur au moins quatre (4) jours fermes. La campagne électorale se tient sur une période d’au minimum trois (3) jours de classes, débute immédiatement après la clôture des mises en candidatures et se termine à minuit avant la première journée du scrutin. Le vote se déroule sur un minimum de trois (3) jours consécutifs ouvrables, à raison d’au moins une (1) heure par jour, le midi.
Élections alternatives des coordonnateurs des sous-comités :
Si le conseil exécutif adopte une proposition unanime en ce sens, les coordonnateurs pourront êtres élus en Assemblée Générale. L’élection devra alors figurer à l’ordre du jour de cette Assemblée et l’avis de convocation devra parvenir aux membres cinq (5) jours fermes avant la tenue de l’AG.
Article 53 : Moment de l’élection
Les membres de l’exécutif devront être élus au plus tard à la fin-février tout en respectant les périodes d’élection déterminées à l’article 52. Ce moment ne pourra être déplacé qu’en cas exceptionnel ou de force majeur. Le scrutin pour les coordonnateurs se tiendra suite à l’élection du conseil exécutif.
Article 54 : Composition
Le comité électoral pour l’élection des officiers est nommé par le conseil exécutif lors du mois de janvier de chaque année. Le comité électoral pour l’élection des coordonnateurs est formé immédiatement après l’élection des officiers ou avant si cela est possible, par l’exécutif en fonction à ce moment. Il est formé de ces personnes : le président des élections, le secrétaire des élections et d’un nombre jugé adéquat de scrutateurs. Ces membres devront prêter serment de bonne foi, intégrité et honnêteté. Le président des élections pourra recourir à d’autres membres pour agir à titre de scrutateurs lors des élections. À noter, ces derniers seront assujettis à l’article 56, au même titre que les autres scrutateurs et devront prêter serment.
Article 55 : Impartialité
Le président et le secrétaire d’élection, des deux comités électoraux, ne pourront participer à aucune activité partisane et devront durant toute la campagne électorale et le scrutin demeurer neutres. De plus, ils ne peuvent être candidats à un poste en élection.
Les scrutateurs ne pourront être candidats à un poste en élection et ne devront pas poser quelconque acte au scrutin pouvant favoriser ou défavoriser un candidat, et ne devront pas faire partie de l’équipe de campagne électorale d’un candidat ou participer à la promotion publique d’un candidat.
Article 56 : Tâches et fonctions du comité électoral
1. Il prépare et veille à la bonne marche du scrutin en général;
2. Il reçoit les mises en candidatures jusqu’au début de la campagne électorale;
3. Il fournit un bulletin de mise en candidature à tous les membres en règle qui en font la demande;
4. Il mène une campagne d’information générale et impartiale;
5. Il prépare le scrutin et les bulletins de vote;
6. Il rend public les résultats;
7. Il est responsable du matériel et/ou du budget alloué par l’exécutif pour fins d’élections, conditionnellement au respect des justifications et dispositions exigées par l’exécutif;
8. Il est responsable en tout temps des boîtes de scrutin, des bulletins de vote et de la compilation des votes;
9. Il établit un rapport écrit complet du déroulement des élections;
10. Il doit s’assurer que toutes les procédures électorales et que les statuts et règlement de l’Association soient respectés lors de tout le processus électoral;
11. Il doit déterminer les heures, et les lieux de votation et les faire approuver promptement par le comité de coordination.
Ces tâches et fonctions sont valides pour les deux comités électoraux.
Article 57 : Bulletin de mise en candidature
Chaque candidat à un poste d’officier ou de coordonnateur doit remplir le bulletin de mise en candidature signé par lui et appuyé par la signature de cinq (5) autres membres en règle de l’Association.
Article 58 : Mise en candidature
Les candidats se présentent individuellement aux postes à combler. Toutes les candidatures sont déposées, dûment remplies quatre (4) jours fermes au plus tard après l’ouverture de la période de mise en candidature, tel que stipulé sur l’avis d’élection.
Un membre détenant un poste sur l’exécutif en fonction peut poser à nouveau sa candidature afin d’être reconduit à son poste, ou afin de détenir un autre poste. Un seul poste à la fois peut-être convoité par un membre. Un candidat défait lors des élections à l’exécutif peut se présenter comme coordonnateur.
Article 59 : Campagne électorale
Les points suivants doivent être respectés :
§ Toute publicité doit être faite individuellement;
§ Les candidats doivent se soumettre aux directives du comité électoral qui peut se réserver le droit de révoquer une mise en candidature en tout temps, pour des motifs raisonnables;
§ La campagne d’un candidat débute la journée suivant la date limite de remise des candidatures;
§ L’exécutif détermine un budget (compte de dépenses) par candidat, et les modalités pour se prévaloir de ce dernier;
§ Aucune publicité ou propagande haineuse, dégradante ou dénigrante n’est permise. Tout candidat utilisant ou soutenant cette forme de promotion sera passible d’une sanction imposée par le comité électoral, pouvant aller jusqu’à l’annulation de sa mise en candidature ou, s’il a été élu, jusqu’à la révocation ou la destitution de ses fonctions,
Article 60 : Scrutin et vote
Le scrutin se fait par vote secret, avec la présence d’un isoloir. Le comité électoral devra voir au contrôle de l’utilisation des droits de vote, au meilleur de ses possibilités. Un membre pris à voter deux fois est passible de toute sanction décidée par le comité électoral ou toute instance de l’Association, pouvant aller jusqu’à l’exclusion du membre.
Au bureau de scrutin, le comité électoral devra expliquer clairement aux membres, la méthode autorisée et valide de voter.
Article 61 : Dépouillement, recomptage et dévoilement
Les voix sont dépouillées sous la supervision du comité électoral en question et du président et du secrétaire des élections du comité. Le comité rejète tout bulletin de vote dont l’indication de vote n’est pas claire et compréhensible.
Un recomptage est automatiquement effectué s’il y a moins de dix (10) voix de différence. Dans le cas d’un recomptage, les résultats seront officiels lorsque deux comptages successifs auront donné les mêmes voix. Tout membre de l’Association peut demander un recomptage.
Les résultats du vote sont premièrement communiqués aux différents candidats par le président des élections. Par la suite, les résultats du vote seront rendus publics et publiés. Le nombre précis des votes obtenus par chaque candidat ne sont divulgués qu’avec l’accord de tous les candidats concernés.
Article 62 : Contestation
Les bulletins doivent être conservés pendant au moins quarante-huit (48) heures, afin de permettre toute contestation. Si une contestation des résultats des élections devait survenir dans le délai de 48 heures par tout membre de l’Association, tous les bulletins devront être sécuritairement conservés jusqu’au règlement de la contestation.
Toute contestation doit être adressée au président du comité d’élection ou en son absence, au secrétaire du comité des élections. Si ces deux derniers sont absents, la demande doit être adressée au président de l’Association en fonction, ou si ce dernier est absent ou est candidat lors du scrutin, son successeur, un membre de l’exécutif, présent et n’étant pas en scrutin.
La contestation sera entendue et jugée par le comité d’élection et la décision exécutoire. Le jugement devra être conservé dans le livre des procès-verbaux de l’Association. Si le contestataire n’est pas satisfait, les candidats en cause, le président du comité d’élection et l’officier en charge de l’Association non en scrutin, devront nommer un arbitre d’un commun accord, qui n’a pas besoin d’être membre de l’Association. Ce dernier entendra tous les individus impliqués dans la contestation. Sa décision est finale et sans appel. Le jugement devra être conservé dans le livre des procès-verbaux de l’Association.
Article 63 : Égalité des voix
En cas d’égalité des voix suite à un recomptage, le comité d’élection décidera s’il est nécessaire de procéder à un deuxième tour ou si un tirage au sort sera effectué. Si un deuxième tour est effectué, le comité d’élection en fixera toutes les modalités, en avisera les candidats en cause et les rendra publiques, et devra prendre entente avec l’exécutif concernant les dépenses encourues pour ce deuxième tour.
Article 64 : Autres élections
Lors d’élections partielles par voie de scrutin, les articles du présent chapitre doivent être appliqués à chaque moment qu’ils peuvent l’être. Lors d’élection en assemblée générale, les articles du présent chapitre doivent être appliqués lorsque applicables. L’assemblée nomme un président et un secrétaire d’élections, ainsi que des scrutateurs qui forment l’équivalent d’un comité électoral. Pour le reste des procédures, se fier aux procédures d’assemblée incluses dans la présente charte et se fier au code Morin.
Lors d’une nomination selon l’article 28, un officier ou membre ainsi nommé par intérim peut être révoqué par l’instance qui l’a nommé. De plus, à moins d’une décision contraire de la dite instance pour des raisons sérieuses, il possède les pleins pouvoirs pour exercer toutes les fonctions normalement dévolues au poste. Finalement, un poste vacant peut aussi être comblé, par intérim, par un officier déjà en poste à d’autres fonctions, s’il en est jugé à propos par une instance de l’Association. Cela ne permet cependant pas à un membre de cumuler deux postes de façon permanente.
CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES
Article 65 : Amendements à la charte
Tout amendement à la charte doit être approuvé par un vote au deux tiers (²/³) en assemblée générale régulière ou spéciale, pourvu que l’ordre du jour publié annonce une modification à l’ordre du jour, et que ce dernier et que le processus de convocation à l’assemblée soit en règle.
Le seule exception à l’alinéa précédent est l’amendement à la procédure de dissolution et du présent alinéa de cet article. Cette dernière requiert le respect de l’alinéa précédent lors de deux assemblées successives, à un minimum de quatre (4) mois d’intervalle.
Article 66 : Sanction contre un membre
Pour des raisons majeures ou une faute grave, un membre de l’Association pourra obtenir une sanction de toute instance de l’Association qui pourra aller jusqu’à l’expulsion. L’expulsion enlève à un membre tous ses droits inhérents et le dit membre ne peut se faire rembourser sa cotisation. La décision de sanction devra être motivée, écrite et conservée au livre des procès-verbaux. Un membre pourra contester une sanction à une instance supérieure, jusqu’à l’assemblée générale. Si la dite sanction vient à être traitée en assemblée, elle devra avoir été inscrite obligatoirement à l’ordre du jour publié. Une décision de l’Assemblée est finale et exécutoire.
Article 67 : Procédure de dissolution de l’Association
La procédure de dissolution est la suivante :
1) Une pétition sur laquelle on retrouve les noms, les signatures et les numéros de dossiers d’au moins vingt pour cent (20%) des membres de l’Association devra être remise au conseil exécutif. Ce dernier devra procéder immédiatement à la vérification de l’identité des signataires de la pétition.
2) La première journée ouvrable suivant la réception de la demande, le conseil exécutif devra convoquer une assemblée générale spéciale, qui se tiendra dans au moins cinq (5) et au plus dix (10) jours ouvrables.
3) L’assemblée ainsi convoquée devra, par un vote à majorité absolue, résoudre de déclencher un référendum. Si la résolution est adoptée, l’assemblée devra formée un comité qui verra à la tenue et au bon déroulement du référendum. Elle déterminera le moment du référendum et le moment de l’assemblée spéciale qui suivra.
4) Le scrutin devra se tenir à au moins deux endroits, simultanément, pendant au moins trois (3) jours ouvrables, de 9h30 à 19h00. Des efforts raisonnables devront avoir été faits pour aviser les membres en stage de la tenue du référendum.
5) Le dépouillement se fera par le comité référendaire désigné par l’assemblée assisté de trois (3) signataires de la pétition et de trois membres contre la dissolution, qui se seront portés volontaires à l’assemblée générale spéciale, si ces derniers ne font pas déjà partis du comité référendaire. Ces six membres ainsi que, s’ils ne sont pas de ces membres, le président du comité référendaire, le président de l’Association, le secrétaire et le vice-président aux finances devront tous signer les résultats du référendum, comme attestation de validité et de conformité aux procédures et résultats. Automatiquement, ces membres devront informer les membres de l’Association de la tenue et tenir l’assemblée générale spéciale prévue à la fin du processus, où seront dévoilés les résultats. Ces derniers demeurent confidentiels jusqu’à ce moment.
6) La dissolution sera déclarée et adoptée si et seulement si, au moins deux tiers (2/3) des voix se sont prononcées en faveur de la dissolution et qu’au moins la majorité absolue des membres s’est prononcée.
7) Si dissolution il y a, des états financiers complets auront dû être préparés par les officiers de la défunte Association pour fin de présentation à l’assemblée suivant le référendum. Lors de cette Assemblée, il devra être décidé ce que sera fait des fonds et biens de l’Association, suivant les possibilités suivantes :
- donner ces fonds et ces biens à l’organisme qui lui succédera;
- donner ces fonds et ces biens à un organisme poursuivant les mêmes buts ou objectifs que la défunte Association;
- redistribuer équitablement ces fonds et ces biens aux ex-membres.
8) À ce moment le référendum est exécutoire et l’Association dissoute.
Article 68 : Entrée en vigueur
Les présents articles constituent les actes constitutifs, les statuts et règlements officiels de l’Association. Ils entrent en vigueur au moment de leur adoption en assemblée générale par les membres de l’Association. La validation de cette adoption est ci-dessous.
TABLE DES MATIÈRES
CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
CHAPITRE 2 : LES INSTANCES DE L’ASSOCIATION
SECTION 1 : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
SECTION 2 : LE CONSEIL EXÉCUTIF
SECTION 3 : LES COMITÉS
CHAPITRE 3 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES
CHAPITRE 4 : LES ÉLECTIONS
CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES
CHARTE (STATUTS ET RÈGLEMENTS) DE L’ASSOCIATION GÉNÉRALE DES ÉTUDIANTS ET ÉTUDIANTES EN RELATIONS INDUSTRIELLES DE L’UNIVERSITÉ LAVAL
(A.G.É.R.I.U.L)
Préambule
Ce document se veut l’instrument d’expression des objectifs, volontés, structures, fonctionnement, statuts et règlements de l’Association Générale des Étudiants et Étudiantes en Relations Industrielles de l’Université Laval. (AGÉRIUL)
De plus, cette charte constitue un outil de référence régissant toute interprétation ou mise en application d’une décision ou d’un comportement de l’Association, d’une de ses composantes ou de ses officiers. Elle est enfin un guide d’orientation politique et sociale de ladite Association.
Il est à noter que l’usage exclusif du masculin n’a pour but que d’alléger le texte.
CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 : Membres
Sont membres de l’association, les étudiants du premier cycle inscrits au baccalauréat spécialisé ou à la majeure en relations industrielles et qui ont payé leur cotisation étudiante. Ces étudiants sont regroupés en un organisme appelé «l’Association Générale des Étudiants et Étudiantes en Relations Industrielles de l’Université Laval» (AGÉRIUL), ci-après appelée l’Association.
Tout membre a droit d’assister et de prendre parole aux séances d’une instance de l’Association, excepté si, pour une raison valable et sérieuse, un huis clos a été décidé par l’instance en question. Cela n’enlève rien le droit du membre de prendre connaissance des décisions prises lors du huis clos et du procès verbal de la séance.
Tout membre doit respecter les présents statuts et règlements et les diverses décisions prises par les instances de l’Association, sauf si ces derniers vont à l’encontre des statuts et règlements, de décisions d’instances supérieures ou de la raison.
Article 2 : Siège social
Le siège social de l’Association doit se trouver sur le site de l’Université Laval.
Article 3 : Représentativité
L’AGÉRIUL est le seul organisme représentatif des étudiants du premier cycle en relations industrielles de l’Université Laval.
Article 4 : Objectifs
Dans le cadre de ses objectifs, l’AGERIUL doit :
a) Veiller au respect des droits des membres de l’association, et ce tant au plan individuel qu’au plan collectif, dans leurs rapports avec le corps professoral, avec les différentes structures administratives et tout autre organisme universitaire;
b) Défendre et promouvoir les droits et les intérêts des étudiants du programme en les représentant selon les besoins à l’intérieur ou à l’extérieur de la cité universitaire;
c) Mobiliser les membres pour une plus grande participation à tous les aspects de la vie étudiante;
d) Tout autre objectif poursuivant les intérêts du membre.
CHAPITRE 2 : LES INSTANCES DE L’ASSOCIATION
Article 5 : Structure de l’Assemblée
L’association comprend les instances suivantes.
1. l’Assemblée générale
2. le conseil exécutif
3. les comités
SECTION 1 : L’assemblée générale
Article 6 : Composition et tenue de l’Assemblée
L’assemblée générale est composée de l’ensemble des membres de l’Association. L’assemblée générale se tient au minimum une fois par session. Celle de l’automne étant l’assemblée générale annuelle statutaire.
Article 7 : Pouvoirs et tâches de l’assemblée
a) L’assemblée générale est l’instance suprême de l’Association;
b) Elle peut voter toutes les résolutions inhérentes au bon fonctionnement de l’Association et amender la présente charte;
c) Elle approuve ou amende le budget préparé par le conseil exécutif;
d) Elle peut relever un individu de ses fonctions.
Article 8 : Convocation
a) Le comité exécutif peut convoquer une assemblée générale et doit s’assurer que le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour soient rendus public;
b) L’avis de convocation doit parvenir aux membres au moins 5 jours fermes avant la tenue, et doit être, au minimum, affiché à l’intérieur et sur le mur extérieur du local ouvert aux membres. À moins de circonstances extraordinaires, l’assemblée devra être annoncée dans le « grief»;
c) Sur réception d’une requête signée par 20 membres de l’Association, le comité exécutif doit convoquer une assemblée générale dans les 7 jours suivants la réception de la requête. Cette dernière doit spécifier les points désirés à l’ordre du jour.
Article 9 : Quorum
Le quorum de l’assemblée générale est de 20 membres.
Article 10 : Ouverture et présidium de l’assemblée
Il appartient au président de l’Association d’ouvrir la séance de l’assemblée générale à l’heure fixée, et de procéder à l’élection d’un président d’assemblée et d’un secrétaire d’assemblée pour cette séance. Toute personne peut être élue présidente ou secrétaire d’assemblée. À moins de décision contraire de l’assemblée, le secrétaire de l’Association est le secrétaire de l’assemblée. Il en est de même pour le président de l’assemblée.
La première tâche du président d’assemblée est de vérifier le quorum et la légitimité de la convocation, puis de faire la lecture de l’ordre du jour.
Le président d’assemblée dirige les débats, voit au respect des procédures établies, appelle les votes et les candidatures.
Article 11 : Ordre du jour
Tout membre peut proposer l’ajout et/ou le retrait d’un ou de plusieurs points à l’ordre du jour. Ensuite, l’ordre du jour est adopté et devra être respecté comme tel, à moins d’une décision autre de l’assemblée, en cours d’assemblée, par un vote aux deux tiers (2/3) des membres présents.
Dans le cas de non-adoption de l’ordre du jour, la réunion est annulée.
Article 12 : Droit de parole et de vote
Seuls les membres de l’Association ont droit de parole, de proposition et de vote dans les assemblées générales. Les votes par procuration ne sont pas valides. Les observateurs ont le droit de parole si l’assemblée le leur consent et doivent s’identifier. Le président d’assemblée ne vote pas. Cependant, lors de vote secret, il vote comme tout autre membre. Le droit de vote du président d’assemblée est subordonné à son statut de membre en règle de l’association. Lors de l’égalité des voix d’un vote non-secret, le président pourra utiliser un vote prépondérant.
Toute personne désireuse d’intervenir au cours de l’assemblée doit demander la parole au président d’assemblée et s’abstenir de parler avant d’avoir reçu l’autorisation de ce dernier. De plus, toute personne intervenante doit s’en tenir à l’ordre du jour et à la question à l’étude.
Article 13 : Propositions
Toute propositions dûment appuyée et lue devant l’assemblée générale devient propriété de celle-ci. Cependant, sur la permission unanime de celle-ci, les parrains pourront retirer leur proposition. Si le retrait est refusé, le vote se prend sur la proposition malgré la dissidence des parrains.
Article 14 : Interruption du droit de parole
Personne ne peut interrompre un membre qui a le droit de parole, sauf pour soulever un point d’ordre ou une question de privilège. Dans ce cas, l’orateur doit cesser de parler et celui qui s’est objecté à la procédure doit expliquer sont point au président d’assemblée, qui décide de la recevabilité de celui-ci. Si la décision du président d’assemblée est favorable au point d’ordre ou à la question de privilège, l’orateur devra cesser de parler ou devra corriger son discours. Dans le cas de la non-recevabilité de l’interruption, l’orateur poursuit son discours.
Article 15 : Exercice du vote
Tout vote se fait à main levée et à majorité simple, à moins de dispositions contraires prévues aux présents statuts et règlements ou à moins que l’assemblée n’en décide autrement.
Article 16 : Amendements
On peut faire un amendement à une proposition tant qu’elle n’est pas adoptée, à condition qu’on ne sorte pas du sujet traité dans la proposition.
Dès qu’un amendement est proposé et appuyé, on discute sur l’amendement avant de poursuivre les droits de parole sur la proposition. De nouveaux droits de parole sont alors accordés pour discuter de l’amendement.
Article 17 : Décompte des voix
Lors des décomptes, le président d’assemblée juge de visu le résultat du vote. Il proclame alors le résultat «adopté» ou «rejeté» à la majorité. Toutefois, s’il ne peut juger de visu, il devra faire le décompte numérique et l’inscrire comme tel au procès verbal. Un membre peut aussi demander qu’il y ait un décompte numérique lors d’un vote.
Article 18 : Procédures d’assemblée
À moins de dispositions prévues aux présents statuts et règlements, les procédures d’assemblées non spécifiées dans les articles précédents, se déroulent selon la procédure des assemblées délibérantes de Victor Morin.
Article 19 : Assemblée générale spéciale
Le conseil exécutif peut convoquer une Assemblée générale spéciale. La convocation doit se faire au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue de l’Assemblée par affichage et par distribution de l’ordre du jour ne comportant qu’une seule question à l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de la tenue de l’assemblée. De plus, une tournée des classes devra être effectuée d’urgence afin de s’assurer du droit à l’information des membres. Une AG spéciale peut aussi être convoquée suite à la réception d’une pétition comportant 25 noms de membres de l’association.
SECTION 2 : Le conseil exécutif
Article 20 : Composition
Le conseil exécutif, ci-après appelé conseil, est composé des officiers (membres de l’exécutif) suivants :
1. Président
2. Vice-président aux affaires corporatives
3. Vice-président aux affaires externes
4. Vice-président aux affaires pédagogiques
5. Vice-président aux affaires socioculturelles et sportives
6. Vice-président aux communications
7. Vice-président aux finances
8. Vice-président aux projets étudiants
9. Représentant de première année
Article 21 : Mode d’élection et entrée en fonction des officiers
Les membres du conseil sont élus selon les procédures prévues au chapitre 4 : élections. Les nouveaux élus entrent en fonction au cours du mois de mars de chaque année, selon la date déterminée par l’exécutif sortant pour le transfert des pouvoirs.
Article 22 : Convocation
Une réunion du conseil exécutif est généralement convoquée par le président. Cependant, en cas de nécessité, d’urgence ou de circonstance exceptionnelle, tout membre dudit conseil est habilité à le faire et ce dans n’importe quel délai.
Article 23 : Réunions
Le conseil exécutif doit se réunir au moins une fois toutes les semaines durant les périodes régulières de cours. (automne et hiver)
Tout membre de l’association ou toute autre personne mandatée par un organisme dont l’association est membre peut, suite à une demande formulée en ce sens, assister au conseil exécutif
Le conseil exécutif peut décréter le huis-clos à la demande de la majorité simple des membres présents et celui-ci est applicable à un point spécifique de l’ordre du jour.
Article 24 : Quorum et vote : Pour toute réunion du conseil exécutif, le quorum est constitué de la majorité des officiers en fonction.
Article 25 : Intérim
Dans le cas d’une démission ou d’une vacance au sein des officiers, le conseil exécutif verra à remplacer la personne démissionnaire ou le poste vacant, en attente d’une élection partielle ou générale. Voir en supplément l’article 65.
Article 26 : Pouvoirs et tâches
a) Le conseil exécutif est habilité à prendre toute les décisions concernant la gérance de l\'Association, la coordination et la supervision de toute les activités de celle-ci entre les assemblées générales, sans toutefois outrepasser les mandats qui lui ont été confiés en Assemblée générale ou les présents statuts et règlements;
b) Le conseil est habilité à exiger un compte-rendu oral ou écrit de la part des comités, sur leurs opérations, finances, ou toute autre facette. Dans le cas où un comité ne se soumet pas à ce devoir, le conseil peut décider d’imposer des sanctions au comité en faute;
c) Il voit à défendre les intérêts de tout membre qui se sent lésé dans ses droits;
d) Il est responsable devant, et doit rendre compte de ses activités à l’Assemblée générale;
e) À la fin de son mandat, chaque officier aura à fournir une assistance technique durant le premier mois du mandat des officiers du conseil exécutif nouvellement élus.
f) Il entérine les nominations proposées par le vice-président aux affaires pédagogiques concernant les membres de l’Association qui siégeront au comité de programme du département, en compagnie du vice-président aux affaires pédagogiques qui siège d’office.
g) Il nomme les membres de l’Association qui feront partie, avec le vice-président aux affaires externes, des délégations qui serviront à représenter l’Association à l’extérieur de celle-ci.
h) Il entérine les nominations proposés pour tout autre poste n’exigeant pas une élection au sens de la charte.
Article 27: Tâches du président
a) Il est le porte-parole officiel de l’Association;
b) Il voit à l’exécution des décisions et s’occupe activement de la mise en application des résolutions de l’Assemblée Générale
c) Il coordonne et supervise le travail du conseil exécutif ;
d) Il voit à ce que chacun des membres du conseil exécutif remplisse avec soin les devoirs de sa charge.
e) Il préside les réunions du conseil et les AG si tel est le souhait des membres présents;
f) Il est habilité à gérer les conflits qui subviennent à l’intérieur de l’Association;
g) Il signe les chèques et tous les documents officiels de l’association;
h) Il est cosignataire de tous les comptes reliés au conseil exécutif;
i) Voit à la présence d’un représentant des étudiants en relations industrielles sur tous les comités pertinents ne relevant pas d’un autre officier. (FIE, AESS, etc.)
j) Il doit rédiger un rapport de mandat et le remettre à la fin de celui-ci.
Article 28 : Tâches du vice-président aux affaires pédagogiques
a) Il coordonne les activités de la division étudiante du comité des programmes de premier cycle et voit à la diffusion des résultats liés à ce comité;
b) Il siège au comité de programme et voit à la nomination des autres étudiants à ce comité;
c) Il s’assure de la tenue des évaluations de l’enseignement;
d) Il reçoit et fait suite aux plaintes concernant les activités pédagogiques;
e) Il représente l’Association au point de vue pédagogique vis-à-vis tout organisme externe à l’Association;
f) Il devra siéger sur le comité des bourses du département;
g) Il sera la personne ressource lors des élections départementales.
h) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 29 : Tâches du vice-président aux projets étudiants
a) Il veille à l’analyse et au développement des projets étudiants
b) Il voit à l’innovation dans les activités entreprises par l’association y incluant les améliorations à apporter au conciliateur.
c) Il siège, dans la mesure du possible, aux différentes réunions internes et externes.
d) Il veille aux activités en collaboration avec le département;
e) Il coordonne le travail des coordonnateurs des différents comités et fait le lien entre ces derniers et le conseil exécutif;
f) Il assure le suivi hebdomadaire des sous-comités à l’AGÉRIUL;
g) Il voit à ce que les coordonnateurs des différents comités de l’Association présentent des prévisions budgétaires au conseil exécutif.
h) Il voit à ce que les comités déposent leurs rapports écrits et leurs états financiers à la fin de leurs mandats.
i) Il est responsable de s’assurer que les comptes ont été transférés aux nouveaux responsables de comité.
j) Il est responsable de la constitution du comité du prix Gérard-Dion remis lors du Spaghet-Ri show.
k) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 30 : Tâches du vice-président aux affaires externes
a) Il est en charge de représenter l’Association auprès de la CADEUL
b) Il est le lien entre la CADEUL et les étudiants de relations industrielles, en ce sens, il doit s’assurer que les étudiants comprennent le rôle de notre confédération d’association;
c) Il est en charge des relations entre l’Association et tout autre organisme à caractère externe, incluant les autres associations départementales;
d) Il s’assure de la bonne représentativité des étudiants en relations industrielles sur la scène politique de l’Université Laval;
e) Il est responsable de l’information reliée à ce secteur;
f) Il siège au comité facultaire;
g) Il peut nommer un autre membre de l’association sur les comités externes autre que le comité facultaire et le caucus des associations.
h) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat;
Article 31 : Tâches du vice-président aux communications
a) Il s’occupe de la diffusion de l’information;
b) Il est responsable de la publication du journal « LE GRIEF » avec l’aide d’un rédacteur en chef s’il ne désire pas accomplir cette tâche;
c) Il travaille en étroite collaboration avec les autres officiers afin d’assurer une cohérence entre les informations transmises et les activités organisées;
d) Il peut créer par nomination un comité du journal;
e) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
f) Il s’occupe des relations avec le webmestre externe ou interne mais peut aussi désigner un responsable.
Article 32 : Tâches du vice-président aux finances
a) Il tient à jour les livres comptables de l’Association et l’inventaire des biens et meubles de l’Association;
b) Il signe les chèques et/ou documents qui lui sont pertinents conjointement avec le président ou une autre personne mandatée de l’Association;
c) Il présente à la fin de son mandat le bilan et les états financiers de l’Association au conseil exécutif et à l’assemblée générale;
d) Il fait les prévisions budgétaires conjointement avec son successeur à la fin de son mandat;
e) Il s’assure de la bonne gestion financière et comptable de l’Association, ainsi que de la saine utilisation et gestion des fonds, des deniers et des cotisations des comités et de l’association, en collaboration avec le ou les officiers et/ou coordonnatrice appropriés.
f) Il s’assure de la perception de toute somme dû à l’association
g) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
h) Il est cosignataire de tous les comptes reliés au conseil exécutif
Article 33 : Tâches du vice-président aux affaires corporatives
a) Il s’occupe, d’une façon générale, de la correspondance de l’Association;
b) Il classe et garde les documents de l’Association;
c) Il convoque les AG et les réunions du conseil exécutif à la demande du président;
d) Il rédige, fait et signe, conjointement avec le président, les procès verbaux des réunions du conseil exécutif de façon à ce qu’il y ait un suivi des diverses décisions prises par les instances.
e) Il doit s’assurer de la production en bonne et due forme du procès-verbal des assemblées générales;
f) Il doit rencontrer les personnes nécessaires afin de discuter, négocier et établir les termes de toute entente contractuelle (Commanditaires, ententes pour les partys…)
g) Il est responsable de l’élaboration du bottin téléphonique des R.I.
h) Il est responsable des élections;
i) Il est responsable de l’achat du matériel de l’association
j) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 34 : Tâches du vice-président aux affaires socioculturelles et sportives :
a) Il est responsable d’émettre un calendrier des activités de l’association et des sous-comités.
b) Il doit organiser des activités favorisant la participation du plus grand nombre d’étudiants du programme ;
c) Il voit à la promotion de ses activités en étroite collaboration avec le V-P aux communication et les représentants de classe;
d) Il doit siéger au Conseil de la vie étudiante (CVE) de la CADEUL;
e) Il doit superviser les équipes sportives en place dans les différentes ligues de l’université et veiller à leur stabilité.
f) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
Article 35 : Tâches du représentant de première année :
a) Il est responsable de faire le lien entre les nouveaux étudiants et les autres étudiant du programme par le biais de messages et d’activités diverses;
b) Il voit à ce que les étudiants de première année comprennent le rôle de l’association;
c) Il fait la promotion des activités de l’association auprès des étudiants de première année;
d) Il voit à l’innovation dans les activités entreprises par l’association, en collaboration avec le V-P aux projets étudiants, y incluant les améliorations à apporter au conciliateur;
e) Il voit à la propreté du conciliateur en collaboration avec tous les membres de l’association et plus particulièrement les membres du conseil exécutif;
f) Il analyse de façon critique les structures et comportements de l’association afin d’apporter une vision nouvelle et fraîche au sein de l’exécutif.
g) Il peut, en tout temps, porter support à un officier qui en fait la demande;
h) Il doit ajouter sa contribution au rapport de la présidence en fin de mandat.
SECTION 3 : Les comités
Article 36 : Création
La création d’un comité permanent doit être approuvé par l’assemblée générale.
Article 37 : L’AGERIUL est responsable des comités suivants :
a) Comité de l’initiation
b) Comité du CERI (Concours d’Excellence)
c) Comité du Colloque
d) Comité du Bal
e) Comité du Spaghet-RI show
f) Comité du GRIEF
Article 38 : Obligations
Chaque comité de l’association doit produire et remettre, au conseil exécutif, un rapport financier et un rapport de ses activités, au plus tard un mois après la fin de son mandat ou de la réalisation de ses activités.
Article 39 : Mode d’élection
Les coordonnateurs des comités sont élus selon les procédures électorales prévues au chapitre 4 : élections. De manière générale, lorsqu’un nouveau coordonnateur est élu et que son prédécesseur a terminé ses activités annuelles, il entre en fonction immédiatement après son élection. Dans tous les cas les moments d’entrée en fonction suivants doivent être respectés :
Initiation : au plus tard le 1er novembre
Colloque : au plus tard le 1er avril
CERI : un mois après le CERI
Bal : au plus tard le 1er avril
Ainsi, les coordonnateurs sortants doivent avoir terminé leurs rapports annuels d’activités et transférés leurs dossiers et informations sur les comptes à leurs successeurs à ces moments.
Article 40 : Rôles et tâches des coordonnateurs des comités et services
a) Ils voient à la formation de leur comité et en coordonnent les activités;
b) Ils doivent rendre compte du fonctionnement de l’administration et de leurs activités aux diverses instances de l’Association;
c) Ils représentent chacun leur comité au sein des instances de l’organisation;
d) Ils sont responsables de tenir et garder les minutes (procès-verbaux et registres) et de pouvoir les fournir sur demande.
e) Ils sont les premiers responsables de la saine utilisation et comptabilité des fonds de leur comité;
f) Ils doivent obligatoirement, signer tous les effets de commerce (contrats, chèques, …) conjointement et uniquement avec le trésorier de leur comité, à moins d’un avis contraire du conseil exécutif;
g) Ils doivent, au début de leur mandat, signer, conjointement avec leur trésorier, la déclaration de renonciation des droits sur les comptes bancaires.
Article 41 : Comités non-permanents
L’Association peut-être appelée à créer un comité dont le mandat ou l’existence a une durée limitée. L’assemblée générale, le comité de coordination ainsi que le conseil exécutif peuvent créer ces comités. Ces comités seront assujettis aux présents statuts et règlements lorsque ces derniers sont applicables, à tout autre règlement fait par ces instances qui peut s’appliquer, ainsi qu’à toute disposition stipulée par l’instance qui a créé le comité en question.
Article 42 : Régie des comités
Les comités doivent respecter les résolutions les affectant qui sont adoptées par les diverses instances de l’Association.
Les comités peuvent décider d’adopter diverses règles et procédures régissant le fonctionnement interne de leur comité, pourvu que celles-ci ne contreviennent pas aux résolutions adoptées des instances et des statuts et règlements de l’Association. Si cette situation se présentait, ces règles et procédures seraient déclarées nulles.
Article 43 : Dissolution
Un comité permanent peut être dissout, à condition qu’un vote au deux tiers (2/3) en assemblée générale soit en cette faveur. Les possessions du comité dissout retournent aux fonds généraux de l’association gérés par l’exécutif.
CHAPITRE 3 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 44 : Exercice financier
L’exercice financier de l’AGÉRIUL débute le 1er juin et se termine le 31 mai de chaque année.
Article 45 : Vérificateurs
À la demande de l’assemblée générale, du comité de coordination ou du conseil exécutif, l’assemblée générale de la session d’automne peut nommer deux (2) vérificateurs. Si ces deux personnes sont effectivement nommées, elles sont chargées de vérifier les comptes de l’AGÉRIUL et de vérifier le bilan et les états financiers de l’exercice au cours duquel elles sont nommées. Elles sont responsables et révocables en tout temps devant l’assemblée générale.
Article 46 : Budget annuel
Les répartitions à chaque année des revenus de cotisations et les prévisions budgétaires sont préparées par le vice-président aux finances et le conseil exécutif. Le tout est présenté à l’assemblée générale annuelle (automne) pour fin d’entérinement. Au cours de l’année, si cela est jugé nécessaire, les répartitions pourront être modifiées par le conseil exécutif. L’assemblée générale qui suit la modification devra être avisée et prendre acte des changements.
Article 47 : Cotisations
Les cotisations sont perçues à la source, à même les frais de scolarité par l’Université Laval, selon la formule des cotisations automatiques et obligatoires à chaque session d’automne et d’hiver.
Tout membre peut retirer sa cotisation, perdant ainsi son statut de membre. Pour ce faire, il doit adresser une demande écrite en ce sens au conseil exécutif, et ce, avant le vingt-et-unième (21) jour suivant le début officiel des cours pour chaque session.
Le montant des cotisations est fixé par résolution de l’assemblée générale.
Article 48 : Effets bancaires et transactions financières
Toutes les transactions financières ou effets bancaires, contrats ou document engageant financièrement l’Association, sont signée par le vice-président aux finances et le président. Si le conseil exécutif et le président l’autorisent, la signature du v-p aux affaires corporatives peut remplacer, lorsque nécessaire, la signature du président.
Article 49 : Rémunération et frais de fonction
Les officiers et les coordonnateurs n’ont droit à aucune rémunération pour l’exercice de leurs fonctions. Cependant, ils ont droit à l’indemnisation et au remboursement, par l’Association, des frais et dépenses qu’ils font au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre eux, à raison d’actes, de choses ou faits accomplis ou permis par eux dans l’exercice et pour l’exécution de leurs fonctions; et aussi de tous autre frais et dépenses qu’ils font au cours ou à l’occasion des affaires relevant de leurs charges, excepté résultant de leur faute lourde, à condition que ces frais, dépenses, actions, ou actes, etc. aient été préalablement approuvés par le vice-président aux finances ou le président.
CHAPITRE 4 : LES ÉLECTIONS
Article 50 : Proposition d’élection annuelle
Des élections sont proposées par le conseil exécutif lors du mois de janvier par le biais d’une résolution adoptée en ce sens. Cette dernière doit préciser les jours de mises en candidatures, de campagne électorale et de vote, conformément au présent chapitre et articles, et ce, pour les deux élections. Ces dates seront reprises par le comité d’élection et l’avis électoral. Le comité électoral verra à préciser les heures. La proposition d’élection sera officielle le jour où l’avis d’élection sera publié pour chaque élection
Article 51 : Avis d’élections
Toute élection générale est ordonnée par un avis d’élection dûment écrit, diffusé et affiché par le conseil exécutif et ce, au moins huit (7) jours fermes avant la tenue de l’élection (scrutin). Cet avis doit indiquer :
- L’ouverture et la fermeture de la période de mises en candidatures;
- Heures, dates et lieux du scrutin;
- Les postes à combler;
- Comment et où se procurer les règlements sur les élections et les formulaires de mise en candidature;
- Les noms et les numéros de téléphone du président d’élection
- Les dates de la campagne électorale;
- La date de publication de l’avis faisant acte du déclenchement des élections.
Le contenu de l’avis d’élections est le même pour les deux élections, excepté pour l’élection des coordonnateurs, dont l’avis doit avoir été publié au moins six (6) jours avant la tenue de l’élection (scrutin).
Article 52 : Périodes de l’élection
Pour l’élection des officiers :
La période de mise en candidature se tient sur au moins sept (6) jours fermes. La campagne électorale se tient sur une période d’au minimum trois (3) jours de classes, peut chevaucher la période des mises en candidatures et se termine à midi le jour de la première journée du scrutin. Le vote se déroule sur un minimum de trois (3) jours consécutifs ouvrables, à raison d’au moins une (1) heure par jour, le midi. (Objectif : permettre la tenue d’une assemblée générale où les candidats se présentent (période de campagne avant midi) et où les gens votent par la suite (après midi, période de scrutin)
Pour l’élection des coordonnateurs des sous-comités :
La période de mise en candidature se tient sur au moins quatre (4) jours fermes. La campagne électorale se tient sur une période d’au minimum trois (3) jours de classes, débute immédiatement après la clôture des mises en candidatures et se termine à minuit avant la première journée du scrutin. Le vote se déroule sur un minimum de trois (3) jours consécutifs ouvrables, à raison d’au moins une (1) heure par jour, le midi.
Élections alternatives des coordonnateurs des sous-comités :
Si le conseil exécutif adopte une proposition unanime en ce sens, les coordonnateurs pourront êtres élus en Assemblée Générale. L’élection devra alors figurer à l’ordre du jour de cette Assemblée et l’avis de convocation devra parvenir aux membres cinq (5) jours fermes avant la tenue de l’AG.
Article 53 : Moment de l’élection
Les membres de l’exécutif devront être élus au plus tard à la fin-février tout en respectant les périodes d’élection déterminées à l’article 52. Ce moment ne pourra être déplacé qu’en cas exceptionnel ou de force majeur. Le scrutin pour les coordonnateurs se tiendra suite à l’élection du conseil exécutif.
Article 54 : Composition
Le comité électoral pour l’élection des officiers est nommé par le conseil exécutif lors du mois de janvier de chaque année. Le comité électoral pour l’élection des coordonnateurs est formé immédiatement après l’élection des officiers ou avant si cela est possible, par l’exécutif en fonction à ce moment. Il est formé de ces personnes : le président des élections, le secrétaire des élections et d’un nombre jugé adéquat de scrutateurs. Ces membres devront prêter serment de bonne foi, intégrité et honnêteté. Le président des élections pourra recourir à d’autres membres pour agir à titre de scrutateurs lors des élections. À noter, ces derniers seront assujettis à l’article 56, au même titre que les autres scrutateurs et devront prêter serment.
Article 55 : Impartialité
Le président et le secrétaire d’élection, des deux comités électoraux, ne pourront participer à aucune activité partisane et devront durant toute la campagne électorale et le scrutin demeurer neutres. De plus, ils ne peuvent être candidats à un poste en élection.
Les scrutateurs ne pourront être candidats à un poste en élection et ne devront pas poser quelconque acte au scrutin pouvant favoriser ou défavoriser un candidat, et ne devront pas faire partie de l’équipe de campagne électorale d’un candidat ou participer à la promotion publique d’un candidat.
Article 56 : Tâches et fonctions du comité électoral
1. Il prépare et veille à la bonne marche du scrutin en général;
2. Il reçoit les mises en candidatures jusqu’au début de la campagne électorale;
3. Il fournit un bulletin de mise en candidature à tous les membres en règle qui en font la demande;
4. Il mène une campagne d’information générale et impartiale;
5. Il prépare le scrutin et les bulletins de vote;
6. Il rend public les résultats;
7. Il est responsable du matériel et/ou du budget alloué par l’exécutif pour fins d’élections, conditionnellement au respect des justifications et dispositions exigées par l’exécutif;
8. Il est responsable en tout temps des boîtes de scrutin, des bulletins de vote et de la compilation des votes;
9. Il établit un rapport écrit complet du déroulement des élections;
10. Il doit s’assurer que toutes les procédures électorales et que les statuts et règlement de l’Association soient respectés lors de tout le processus électoral;
11. Il doit déterminer les heures, et les lieux de votation et les faire approuver promptement par le comité de coordination.
Ces tâches et fonctions sont valides pour les deux comités électoraux.
Article 57 : Bulletin de mise en candidature
Chaque candidat à un poste d’officier ou de coordonnateur doit remplir le bulletin de mise en candidature signé par lui et appuyé par la signature de cinq (5) autres membres en règle de l’Association.
Article 58 : Mise en candidature
Les candidats se présentent individuellement aux postes à combler. Toutes les candidatures sont déposées, dûment remplies quatre (4) jours fermes au plus tard après l’ouverture de la période de mise en candidature, tel que stipulé sur l’avis d’élection.
Un membre détenant un poste sur l’exécutif en fonction peut poser à nouveau sa candidature afin d’être reconduit à son poste, ou afin de détenir un autre poste. Un seul poste à la fois peut-être convoité par un membre. Un candidat défait lors des élections à l’exécutif peut se présenter comme coordonnateur.
Article 59 : Campagne électorale
Les points suivants doivent être respectés :
§ Toute publicité doit être faite individuellement;
§ Les candidats doivent se soumettre aux directives du comité électoral qui peut se réserver le droit de révoquer une mise en candidature en tout temps, pour des motifs raisonnables;
§ La campagne d’un candidat débute la journée suivant la date limite de remise des candidatures;
§ L’exécutif détermine un budget (compte de dépenses) par candidat, et les modalités pour se prévaloir de ce dernier;
§ Aucune publicité ou propagande haineuse, dégradante ou dénigrante n’est permise. Tout candidat utilisant ou soutenant cette forme de promotion sera passible d’une sanction imposée par le comité électoral, pouvant aller jusqu’à l’annulation de sa mise en candidature ou, s’il a été élu, jusqu’à la révocation ou la destitution de ses fonctions,
Article 60 : Scrutin et vote
Le scrutin se fait par vote secret, avec la présence d’un isoloir. Le comité électoral devra voir au contrôle de l’utilisation des droits de vote, au meilleur de ses possibilités. Un membre pris à voter deux fois est passible de toute sanction décidée par le comité électoral ou toute instance de l’Association, pouvant aller jusqu’à l’exclusion du membre.
Au bureau de scrutin, le comité électoral devra expliquer clairement aux membres, la méthode autorisée et valide de voter.
Article 61 : Dépouillement, recomptage et dévoilement
Les voix sont dépouillées sous la supervision du comité électoral en question et du président et du secrétaire des élections du comité. Le comité rejète tout bulletin de vote dont l’indication de vote n’est pas claire et compréhensible.
Un recomptage est automatiquement effectué s’il y a moins de dix (10) voix de différence. Dans le cas d’un recomptage, les résultats seront officiels lorsque deux comptages successifs auront donné les mêmes voix. Tout membre de l’Association peut demander un recomptage.
Les résultats du vote sont premièrement communiqués aux différents candidats par le président des élections. Par la suite, les résultats du vote seront rendus publics et publiés. Le nombre précis des votes obtenus par chaque candidat ne sont divulgués qu’avec l’accord de tous les candidats concernés.
Article 62 : Contestation
Les bulletins doivent être conservés pendant au moins quarante-huit (48) heures, afin de permettre toute contestation. Si une contestation des résultats des élections devait survenir dans le délai de 48 heures par tout membre de l’Association, tous les bulletins devront être sécuritairement conservés jusqu’au règlement de la contestation.
Toute contestation doit être adressée au président du comité d’élection ou en son absence, au secrétaire du comité des élections. Si ces deux derniers sont absents, la demande doit être adressée au président de l’Association en fonction, ou si ce dernier est absent ou est candidat lors du scrutin, son successeur, un membre de l’exécutif, présent et n’étant pas en scrutin.
La contestation sera entendue et jugée par le comité d’élection et la décision exécutoire. Le jugement devra être conservé dans le livre des procès-verbaux de l’Association. Si le contestataire n’est pas satisfait, les candidats en cause, le président du comité d’élection et l’officier en charge de l’Association non en scrutin, devront nommer un arbitre d’un commun accord, qui n’a pas besoin d’être membre de l’Association. Ce dernier entendra tous les individus impliqués dans la contestation. Sa décision est finale et sans appel. Le jugement devra être conservé dans le livre des procès-verbaux de l’Association.
Article 63 : Égalité des voix
En cas d’égalité des voix suite à un recomptage, le comité d’élection décidera s’il est nécessaire de procéder à un deuxième tour ou si un tirage au sort sera effectué. Si un deuxième tour est effectué, le comité d’élection en fixera toutes les modalités, en avisera les candidats en cause et les rendra publiques, et devra prendre entente avec l’exécutif concernant les dépenses encourues pour ce deuxième tour.
Article 64 : Autres élections
Lors d’élections partielles par voie de scrutin, les articles du présent chapitre doivent être appliqués à chaque moment qu’ils peuvent l’être. Lors d’élection en assemblée générale, les articles du présent chapitre doivent être appliqués lorsque applicables. L’assemblée nomme un président et un secrétaire d’élections, ainsi que des scrutateurs qui forment l’équivalent d’un comité électoral. Pour le reste des procédures, se fier aux procédures d’assemblée incluses dans la présente charte et se fier au code Morin.
Lors d’une nomination selon l’article 28, un officier ou membre ainsi nommé par intérim peut être révoqué par l’instance qui l’a nommé. De plus, à moins d’une décision contraire de la dite instance pour des raisons sérieuses, il possède les pleins pouvoirs pour exercer toutes les fonctions normalement dévolues au poste. Finalement, un poste vacant peut aussi être comblé, par intérim, par un officier déjà en poste à d’autres fonctions, s’il en est jugé à propos par une instance de l’Association. Cela ne permet cependant pas à un membre de cumuler deux postes de façon permanente.
CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES
Article 65 : Amendements à la charte
Tout amendement à la charte doit être approuvé par un vote au deux tiers (²/³) en assemblée générale régulière ou spéciale, pourvu que l’ordre du jour publié annonce une modification à l’ordre du jour, et que ce dernier et que le processus de convocation à l’assemblée soit en règle.
Le seule exception à l’alinéa précédent est l’amendement à la procédure de dissolution et du présent alinéa de cet article. Cette dernière requiert le respect de l’alinéa précédent lors de deux assemblées successives, à un minimum de quatre (4) mois d’intervalle.
Article 66 : Sanction contre un membre
Pour des raisons majeures ou une faute grave, un membre de l’Association pourra obtenir une sanction de toute instance de l’Association qui pourra aller jusqu’à l’expulsion. L’expulsion enlève à un membre tous ses droits inhérents et le dit membre ne peut se faire rembourser sa cotisation. La décision de sanction devra être motivée, écrite et conservée au livre des procès-verbaux. Un membre pourra contester une sanction à une instance supérieure, jusqu’à l’assemblée générale. Si la dite sanction vient à être traitée en assemblée, elle devra avoir été inscrite obligatoirement à l’ordre du jour publié. Une décision de l’Assemblée est finale et exécutoire.
Article 67 : Procédure de dissolution de l’Association
La procédure de dissolution est la suivante :
1) Une pétition sur laquelle on retrouve les noms, les signatures et les numéros de dossiers d’au moins vingt pour cent (20%) des membres de l’Association devra être remise au conseil exécutif. Ce dernier devra procéder immédiatement à la vérification de l’identité des signataires de la pétition.
2) La première journée ouvrable suivant la réception de la demande, le conseil exécutif devra convoquer une assemblée générale spéciale, qui se tiendra dans au moins cinq (5) et au plus dix (10) jours ouvrables.
3) L’assemblée ainsi convoquée devra, par un vote à majorité absolue, résoudre de déclencher un référendum. Si la résolution est adoptée, l’assemblée devra formée un comité qui verra à la tenue et au bon déroulement du référendum. Elle déterminera le moment du référendum et le moment de l’assemblée spéciale qui suivra.
4) Le scrutin devra se tenir à au moins deux endroits, simultanément, pendant au moins trois (3) jours ouvrables, de 9h30 à 19h00. Des efforts raisonnables devront avoir été faits pour aviser les membres en stage de la tenue du référendum.
5) Le dépouillement se fera par le comité référendaire désigné par l’assemblée assisté de trois (3) signataires de la pétition et de trois membres contre la dissolution, qui se seront portés volontaires à l’assemblée générale spéciale, si ces derniers ne font pas déjà partis du comité référendaire. Ces six membres ainsi que, s’ils ne sont pas de ces membres, le président du comité référendaire, le président de l’Association, le secrétaire et le vice-président aux finances devront tous signer les résultats du référendum, comme attestation de validité et de conformité aux procédures et résultats. Automatiquement, ces membres devront informer les membres de l’Association de la tenue et tenir l’assemblée générale spéciale prévue à la fin du processus, où seront dévoilés les résultats. Ces derniers demeurent confidentiels jusqu’à ce moment.
6) La dissolution sera déclarée et adoptée si et seulement si, au moins deux tiers (2/3) des voix se sont prononcées en faveur de la dissolution et qu’au moins la majorité absolue des membres s’est prononcée.
7) Si dissolution il y a, des états financiers complets auront dû être préparés par les officiers de la défunte Association pour fin de présentation à l’assemblée suivant le référendum. Lors de cette Assemblée, il devra être décidé ce que sera fait des fonds et biens de l’Association, suivant les possibilités suivantes :
- donner ces fonds et ces biens à l’organisme qui lui succédera;
- donner ces fonds et ces biens à un organisme poursuivant les mêmes buts ou objectifs que la défunte Association;
- redistribuer équitablement ces fonds et ces biens aux ex-membres.
8) À ce moment le référendum est exécutoire et l’Association dissoute.
Article 68 : Entrée en vigueur
Les présents articles constituent les actes constitutifs, les statuts et règlements officiels de l’Association. Ils entrent en vigueur au moment de leur adoption en assemblée générale par les membres de l’Association. La validation de cette adoption est ci-dessous.
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